Treinamento ao uso do Software de Gestão incluido no custo da implantação

Implantação de ERP, estudo de viabilidade

Quem já estava comendo poeira do caminho nos anos 90, deve lembrar da estratégia de gestão de negócios típica dessa década: a reengenharia (Michael Hammer e James Champy sendo os autores principais dessa metodologia, ver o livro Reengineering the Corporation de 1993). A ideia era redesenhar e não aperfeiçoar os processos de negócio. Só que uma reformulação dos processos empresariais (por exemplo mudar de departamentos funcionais para equipes de processo) significa mudanças radicais.

Empresa de TI

Por esse motivo os projetos de implantação de software muitas vezes se tornavem demorados e muito caros. Hoje a reengenharia passou de moda e não é mais a metodologia utilizada em projetos de implantação. O foco atual é considerar que a maioria dos softwares de gestão foram concebidos em cima de “boas práticas” do mercado. Ou seja, com processos melhores que aqueles da empresa cliente.

Ao desenvolver minha função de consultor de gestão focado em softwares trabalhando em Curitiba com ferramentas exclusivas, me deparei várias vezes com a seguinte situação: na maioria das empresas, é difícil convencer a gerência que existem falhas de processos internos, e que a implantação de um ERP ajuda a repaginar a empresa de maneira mais moderna.

Dessa realidade nasceu a ideia do estudo de viabilidade de uma implantação de sistema gerencial. A aquisição de um ERP dá início a uma transformação na empresa, que necessita ser avaliada. Muitas vezas a viabilização da ferramenta é chamada de préimplantação. Se o estudo é positivo, na sequencia vêm a implantação e a pós-implantação da solução de TI.

Na fase de estudo de viabilidade, eu não trabalho para uma empresa de tecnologia tentando vender sua solução. Eu me coloco do lado da empresa cliente, avaliando a viabilidade dos sistemas que o mercado oferece. Estou falando de um serviço de seleção de sistemas ERP; serviço realizado dentro da Empresa cliente e recebendo potenciais fornecedores.

O objetivo é identificar a solução que seja mais adequada para atender às necessidades da empresa cliente. Como existem várias alternativas, meu papel é separar o que pode se adequar e o que não serve, de maneira alguma. Avaliar uma proposta de implantação não é tarefa fácil. Inclui geralmente um componente financeiro, determinando os custos e benefícios do projeto através de indicadores como Taxa Interna de Retorno (TIR) ou Valor Presente Líquido (VPL).

Implantação de ERP

O estudo de viabilidade não serve apenas como apoio à decisão de implantação de sistema. Precisa também identificar as metas a alcançar, para ulteriormente medir os progressos da implementação. Buscar os benefícios do projeto é fundamental, junto com o PMO (Project Manager Officer), senão o objetivo será apenas focar no prazo e no orçamento, privilegiando a visão de curto prazo que os Gerentes de Projeto (GP) costumam ter.

Implantar um ERP

Falando em orçamento, cada implantação tem seus custos. Um dos motivos do estudo de viabilidade é justamente estabelecer claramente quais serão os recursos necessários. No seu livro Implantação de Sistemas ERP (2001), Lucio Colangelo Filho fala em cinco fases : planejamento, avaliação estratégica, identificação de oportunidades, avaliação econômico-financeira, recomendações. Todavia a questão dos custos é muito importante, até podem superar questões estratégicas.

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