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Otimizar um ERP que já existe

Muitas vezes acontece que um sistema de gerenciamento empresarial (ERP) é implementado com grande custo e esforço, apenas para que as melhorias no negócio sejam nominais ou mesmo inexistentes, uma vez que o sistema ERP entrou em operação.

Há geralmente um número de questões que causam a ineficácia, sendo a mais comum uma redução do escopo inicial definido no estudo de viabilidade, para acomodar restrições de tempo e orçamento. Também acontece que um projeto ERP chega a um ponto sem retorno - onde voltar ao sistema anterior será mais doloroso e caro do que terminar a nova implementação.

Um projeto ERP é eficaz somente quando o negócio gera benefícios - ou retornos - que superam em muito o investimento em ERP. Estes retornos incluem a melhoria da competitividade, uma redução nas limitações das empresas e a prova de que todas as partes interessadas do negócio estão adotando o caminho a seguir. Para alcançar esses retornos de um sistema ERP ineficiente existente exige que os envolvidos no projeto dêem um passo para trás e abordá-lo de um ângulo diferente.

Gestão via ERP

A maioria dos projetos de ERP está focada no que o sistema pode fazer para o negócio. Lógico como isso pode parecer, a maneira correta de abordar um projeto de ERP é realmente a base de requisitos do sistema em uma compreensão profunda que os principais interessados são. As partes interessadas são qualquer pessoa ou partido dentro e fora de uma organização que possa ser impactada pelas atividades da organização. Muitos esquecem que clientes e fornecedores também são partes interessadas em um sistema ERP.

Outros grupos externos de interessados poderiam incluir banqueiros, auditores e governo. Cada um desses grupos terá alguém dentro de uma organização responsável por esse relacionamento, e eles serão capazes de representar o stakeholder externo na equipe do projeto ERP.

Uma vez que todas as partes interessadas internas e externas foram identificadas, devem ser feitas quatro perguntas simples:
* Quais são seus objetivos estratégicos de negócios?
* Como o sistema ERP idealmente apoiar os seus objectivos de negócio?
* Quais são as lacunas que eles experimentam no sistema ERP como está agora?
* Como eles priorizar essas lacunas em ordem de importância para os seus objectivos de negócio?

As informações coletadas através deste processo de envolvimento das partes interessadas podem então ser usadas para desenvolver um roteiro abrangente e um caso de negócios atualizado.

O novo roteiro do projeto deve ser ditado pelas respostas às quatro perguntas, e nunca deve ser redirecionado por uma única voz dando direção. Quando envolvendo várias partes na concepção de um novo roteiro, há sempre um perigo que aqueles que grita mais alto consegue obter o resto do grupo para virar fora da estrada que leva ao melhor interesse da organização global. O lema da nova abordagem deve ser qualidade e valor de negócio real sobre a velocidade.

É importante assegurar que a colaboração transparente com todas as partes interessadas permaneça activa durante todo o processo. Iniciativas de melhoria contínua, tais como projetos de ERP muitas vezes perdem o foco e tornar-se descarrilhado quando os grupos de partes interessadas individuais não são cuidadas, resultando na retirada de apoio. É extremamente importante tomar cuidado para não apressar em modo de correção. Isto só é possível se todas as partes interessadas forem mantidas actualizadas com objectivos e prazos realistas. O roteiro do projeto deve conter uma lista completa de lacunas com prioridade holística, incluindo as partes interessadas que possuem lacunas específicas e quais são suas razões para querer preencher a lacuna. Estas lacunas devem ser agrupadas logicamente e os planos de projecto desenvolvidos para cada mini-projecto.

Cada projeto deve passar por fases de desenho e aprovação. Testes também são criticamente importantes; Especialmente testes de regressão onde é assegurado que a nova funcionalidade não quebra ou entra em conflito com o sistema atual. A parte mais importante dos projetos de melhoria é capacitar e capacitar as pessoas que trabalham com o sistema. Os projetos de melhoria falharão se as pessoas não souberem como usar efetivamente os novos recursos ou funções.

Os novos recursos e funções criados dentro de um ambiente ERP devem ter um motivo comercial muito bom. Estas razões devem ser indicadas em um caso de negócio fácil de compreender que deixa claro como o sistema ERP irá melhorar a competitividade de uma organização. Enquanto o business case e roadmap devem mostrar quais benefícios cada projeto irá entregar para a empresa, também é importante descrever como a equipe do projeto irá garantir que os benefícios realmente se materializarão.

Uma vez que o caso de negócio eo mapa de estrada foram projetados, é da importância extrema provar os benefícios durante a execução para manter a compra dentro do executivo de companhia que aprova o orçamento do projeto. Refira-se continuamente ao caso de negócios ao relatar o progresso e os problemas. Esse processo deve continuar após o início do projeto; Voltar um mês mais tarde e novamente seis meses mais tarde para garantir que os benefícios que foi previsto se materializou.

Dia 10 de janeiro de 2017

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